Av Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem (FFFS 2011:1 och 2014:22), följer att det i en bank ska finnas en ersättningspolicy fastställd av styrelsen. Vidare riktlinjer för ersättningspolicy och –praxis stipuleras i ESMA/2013/606 (MiFID-direktivet), EU förordningen nr 604/2014 för fastställande av personalkategorier vars yrkesutövning har väsentlig inverkan på ett instituts riskprofil, EBA/GL/2015/22 Riktlinjer för en sund ersättningspolicy samt EU-parlamentets och rådets förordning 575/2013 om offentliggörande av information kring ersättningar.
Strategi, principer och mål för ersättning i Sparbanken Bergslagen AB (Banken)
En väl fungerande marknadsmässig ersättningsstruktur är en viktig komponent för att uppnå goda resultat och sunt risktagande i banken. Ersättningar inom Banken ska utformas så att de attraherar medarbetare med den kompetens som behövs för att bedriva en modern bankverksamhet inom de kostnadsramar som finns. Synen på ersättning är att den i möjligaste mån ska vara individuellt utformad och därmed uppmuntra varje medarbetare att prestera i linje med Bankens mål, strategi och vision. Ersättningen ska även främja ett agerande efter Bankens värderingar.
En stor del av Bankens totala kostnader utgörs av lön och annan ersättning till personal. Därför är det avgörande att säkerställa att all ersättning i banken styrs av tydliga principer och att Banken regelbundet utvärderar vilka risker som är förenade med ersättningssystemet.
Bankens medarbetare har en fast och en rörlig ersättningsdel i form av resultatandelar som tillsammans med övriga förmåner utgör medarbetarens totala ersättning. Målsättningen är att uppnå en sund balans mellan de olika elementen. Bankledning har inte möjlighet att få resultatandelar.
Ersättningspolicyn uppdateras årligen.
Beskrivning av fast ersättning i Sparbanken
Bankens anställda ska uppbära en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Bankens långsiktiga intressen.
Banken tillämpar i mycket begränsad utsträckning tidsbegränsade lönetillägg för specifika befattningar eller uppdrag i syfte att göra en marknadsanpassning av lönen under tidsbegränsad period. Sådana tillägg räknas som ”fast ersättning”.
Grunden i lönesättningen är arbetets svårighetsgrad och den enskildes arbetsresultat. Banken tillämpar därför individuella och differentierade löner. Avsikten är att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang och kompetensutveckling på ett sådant sätt att Bankens samlade resultat utvecklas och förbättras. Detta ska även bidra till vår konkurrenskraft på arbetsmarknaden och vår förmåga att behålla och rekrytera kompetenta medarbetare.
Beskrivning av rörlig ersättning i Banken
I Banken har alla medarbetare utom bankledning möjlighet att få del av rörlig ersättning i form av resultatandelar när det går bra för banken. Syftet med resultatandelar är att erbjuda ett långsiktigt incitament för goda medarbetarprestationer och att motivera medarbetare att uppnå eller överträffa av Banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operativa och/eller av annan art såsom t ex att ha en låg riskprofil, nöjda kunder och god lönsamhet. Resultatandelar kan uppgå till max ett prisbasbelopp. Styrelsen i banken ska alltid godkänna utfallet av resultatandel.
Anställda i kontrollfunktioner, dvs risk och compliance, samt internrevision får inte ha rörlig ersättning som är direkt kopplad till Bankens affärsresultat.
Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig äventyra Bankens långsiktiga förmåga att fullgöra sina förpliktelser. Kriterierna är därför utformade för att undvika intressekonflikter och kortsiktigt risktagande, samt stimulera till en långsiktigt sund och solid bankverksamhet.
Ersättning från resultatandelssystemet sker i form av avsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken, där utgiven andel baseras på arbetad tid. Resultatandelarna är, i enlighet med stiftelsens stadgar, vanligen fonderade i minst fem år innan utdelning.
Om Banken inte uppnår definierade mål utgår inga resultatandelar. Av den anledningen lämnar Banken inga garantier om rörlig ersättning vid nyanställning. Den rörliga ersättningen kan även falla bort för enskild anställd i de fall då denne är under arbetsrättslig åtgärd eller på ett dokumenterat sätt uppvisar bristande prestation.
Utifrån EU kommissionens delegerade förordning nr 604/2014 har Banken identifierat 6 anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Sparbankens riskprofil.
Rörlig ersättning 2023
Tilldelningen baseras på uppnått mål. Det maximala förhållandet mellan rörlig och fast ersättning sätts i enlighet med gällande lagstiftning och föreskrifter. Styrelsen fattar, efter beredning och riskanalys, varje år beslut om vilket belopp som ska avsättas för resultatandelar, ersättningsnivåer samt vilka kriterier som ska uppnås för att resultatandelar ska falla ut. Maximalt utfall i resultatandelar uppgår till 1 prisbasbelopp för 2023 per heltidsanställd. resultatandelsberättigad medarbetare. Detta innebär att resultatandelssystemet utgör en underordnad del av de anställdas totala ersättning, som mest 18 % av en heltidslön (baserat på minimilön enligt kollektivavtalet). För 2024 har banken 2 delmål inom resultat och ordning & reda.
För 2023 erhölls 48 000 kr för anställda i Södra Dalarnas sparbank och 52 500 kr för anställda i Bergslagens sparbank.
Ersättning i samband med att en anställning upphör
I de fall Banken betalar ut avgångsvederlag när en anställning upphör, ska beloppet vara rimligt i relation till anställningstid och prestation över tid, samt i beaktande av branschpraxis. Avgångsvederlag betraktas som rörlig ersättning.
Ersättningspolicyn
Ersättningspolicyn, som omfattar samtliga medarbetare, anger grunder och principer för hur ersättningar ska fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka arbetstagarna är vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Bankens riskprofil. För att Banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker som vår verksamhet är förknippad med ska ersättningar utformas så att de är förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka Bankens långsiktiga intressen.
Ersättningsutskottets roll
Ersättningsutskottet är styrelsens utskott för ersättningsfrågor. Här bereds frågor rörande ersättning inför styrelsens beslut, exempelvis fastställande av resultatandelar samt ersättning till Bankens ledning.
Styrelsen utser utskottets ledamöter. Ersättningsutskottet består av två styrelseledamöter och består av styrelsens vice ordförande och utsedd ledamot. Ledamöterna ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet i frågor om riskhantering och ersättning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet.
HR-ansvarig ansvarar för att till ersättningsutskottet ta fram förslag till ersättningspolicy. I samarbete med compliance- och riskfunktionerna och Ersättningsutskott identifierar HR-ansvarig vilka medarbetare som bör anses ha väsentlig inverkan på Bankens riskprofil och inkluderar dessa i policyn. Förslaget till ersättningspolicy bereds därefter i Bankens ersättningsutskott, som därefter rekommenderar att förslaget ska underställas styrelsen för beslut. Policyn ses över årligen och vid behov.
Riskanalys och riskjusteringsprocess
HR-ansvarig tar i samråd med compliance- och riskfunktionerna fram ett skriftligt underlag för riskanalys av ersättningssystemet och där beaktas de risker som Banken kan bli exponerad för. Här ska säkerställas att ersättningspolicy och praxis generellt stämmer överens med en effektiv riskhantering samt är utformade för att minska risken för överdrivet risktagande. Riskanalysen beaktar nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. Tidigare riskanalys har resulterat i bedömningen att mycket begränsade risker är kopplade till Bankens ersättningssystem och ersättningspolicy. Bedömningen ska dokumenteras skriftligen.
Om styrelsen skulle bedöma att Bankens långsiktiga förmåga att fullgöra sina förpliktelser, trots uppnått resultat, skulle äventyras genom avsättning till resultatandelssystemet, har den rätt att innehålla årets rörliga ersättning. Anledningar till att innehålla rörlig ersättning trots uppnått rörelseresultat skulle exempelvis kunna vara att banken är utsatt för en kraftig varumärkesrisk. Detta gäller för anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på dess riskprofil såväl som för övriga medarbetare. Vid behov ska styrelsen ta hjälp av riskkontrollsfunktionen för att validera och bedöma riskjusteringsdata innan avsättning sker.
Ersättningsutskottet ska tillse att Bankens ersättningspolicy och praxis genomgår en oberoende granskning av internrevisionen minst en gång om året. Internrevisionen granskar om Bankens ersättningar överensstämmer med ersättningspolicyn samt om ersättningspolicyn bör utvecklas utifrån förändringar i externa regelverk. Internrevisionen granskar även den av Banken utförda analysen över vilka risker som är förenade med denna policy och Bankens ersättningssystem.
Årlig lönerevision
Bankledningen bestämmer årligen löneökningsutrymmet tillsammans med ersättningsutskottet utifrån ekonomiska ramar och marknadens förutsättningar. HR-ansvarig ansvarar för den årliga lönerevisionen i banken och säkerställer att lönesättande chefer får tillgång till den information och de verktyg som krävs. HR-ansvarig säkerställer en kalibrering av lönerevisionsförslag mellan affärsområden och enheter. I samråd med den fackliga organisationen genomför HR-ansvarig lönekartläggningar och analyser för att säkerställa att medarbetarnas ersättning bestäms med hänsyn till prestation men utan hänsyn till etnicitet, religion eller trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder, könsöverskridande identitet, arbetstidsmått eller facklig tillhörighet. Chefer med personalansvar är ansvariga för lönesättningen i sin enhet och får varje år i uppdrag att genomföra lönerevision för sina medarbetare utifrån de ramar som Bankledningen fastställt.
Beaktande av hållbarhetsrisker i bankens ersättningssystem
I Bankens ersättningspolicy integreras hållbarhetsrisker genom att Banken endast tillåter ersättning, fast som rörlig, som är neutral i ett hållbarhetshänseende. Det innebär att Bankens ersättningssystem inte tar hänsyn till specifika produkters avkastning eller prestation, samt att rörlig ersättning är satt till ett begränsat belopp som inte bedöms påverka medarbetarnas risktagande. De principer som styr Bankens ersättningssystem ska således ur ett generellt perspektiv betraktas som sunda och välavvägda.